Politique de confidentialité

Préambule

Cognitys est particulièrement attaché au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel.

Cognitys, qui recueille ou utilise des données à caractère personnel pour les besoins de son activité, agit en tant que Responsable de traitement (au sens de la réglementation en vigueur) et s’engage à mettre en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel de toute personne auprès de laquelle des données sont collectées, en conformité avec les exigences légales, notamment le Règlement Européen 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel
(« RGPD »), les lois nationales applicables dans l’Union européenne ainsi que les référentiels édictés par la CNIL

Champ d’application

Cette Politique de protection des données s’applique à tous les traitements de données à caractère personnel, mis en œuvre par Cognitys, en tant que Responsable de traitement, au sein de l’Union Européenne, relatifs, notamment, aux clients, prospects, partenaires, candidats au recrutement, utilisateurs de nos produits et services, fournisseurs, prestataires, internautes.

Définitions

Données à caractère personnel

Toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Traitement des données

Opérations réalisées sur des données à caractère personnel, notamment la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la transmission ou la communication.

Responsable de traitement

Entité juridique en charge de déterminer les finalités du traitement et les moyens mis en œuvre.

Sous-traitant

Entité juridique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement.

Données collectées

Cognitys veille à collecter et à traiter des données à caractère personnel pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités qui ont été préalablement déterminées.

Cognitys prend toutes les dispositions utiles pour que vos données soient exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour.

Cognitys s’engage à recueillir le consentement des personnes concernées dès lors que celui-ci est requis et à les informer du traitement de leurs données.

Sont traitées les données à caractère personnel vous concernant que vous êtes susceptibles de nous communiquer, notamment au cours des opérations suivantes :

Lorsque vous naviguez sur nos sites
Lorsque vous postulez à une offre d’emploi chez Cognitys
Lorsque vous souhaitez entrer en contact avec nous pour toute demande d’information.

Dans ce cadre, Cognitys peut notamment être amenée à collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Votre identité: prénom, nom
Vos coordonnées : email, numéro de téléphone
Vos informations de candidature : CV, lettre de motivation
Vos informations techniques et de navigation sur nos sites
Toute autre information que vous nous fournissez directement et volontairement dans le cadre de l’utilisation de nos sites, services et des contrats que nous sommes susceptibles d’avoir conclus avec vous.

Le caractère obligatoire des informations que vous devez renseigner est généralement signalé au moment de la collecte des données sur les formulaires correspondants par un astérisque. Tout défaut de réponse est susceptible d’entrainer une impossibilité de prendre en compte votre demande.

Vous vous engagez à ce que les données à caractère personnel vous concernant communiquées à Cognitys soient à jour, exactes, complètes et non équivoques.

Finalités de la collecte

Les données personnelles sont collectées de façon loyale et licite pour des objectifs précis (finalités)

Les traitements mis en œuvre par Cognitys répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées, lesquels sont portés à la connaissance des personnes concernées.

Vos données peuvent notamment être traitées pour les finalités suivantes :

Pour gérer la relation contractuelle avec nos clients, prestataires et partenaires (gestion du contrat, des commandes, des livraisons, des factures, des relations publiques, etc.)

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre Cognitys et vous.

Pour vous envoyer des informations commerciales nous concernant

Dans ce cadre, les traitements sont basés sur l’intérêt légitime de Cognitys, plus spécifiquement son intérêt économique à vous communiquer des offres personnalisées, à mieux comprendre vos besoins et à vous proposer des services adaptés.

Pour analyser votre navigation sur nos sites et améliorer leur utilisation

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Cognitys, plus spécifiquement son intérêt économique à améliorer en permanence ses sites et ses services et à comprendre vos besoins pour répondre à vos attentes.

Pour répondre à vos questions / demandes d’information

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Cognitys, plus spécifiquement son intérêt économique à communiquer clairement avec vous et à comprendre vos besoins et à vos attentes.

Pour suivre votre dossier de candidature déposé en ligne nos sites.

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Cognitys, plus spécifiquement son intérêt à répondre à vos demandes de candidature et à trouver des profils adaptés aux postes disponibles au sein de Cognitys.

Pour vous permettre de vous abonner

Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre Cognitys et vous.

Destinataires des données collectées

Conformément aux réglementations européennes et nationales en vigueur sur la protection des données personnelles, Cognitys s’engage à vous informer sur le traitement de vos données personnelles.

Ainsi, Cognitys vous informe, de manière claire, lors de chaque collecte de vos données notamment :

de l’identité du responsable de traitement (il s’agit de l’entité juridique de Cognitys responsable du traitement de vos données)
de la finalité pour laquelle vos données sont collectées
du caractère facultatif ou obligatoire des réponses
des destinataires des données
de l’existence et des modalités d’exercice des droits d’interrogation, d’accès, de rectification et d’opposition relativement à l’ensemble des données vous concernant.

Confidentialité et sécurité des données

Cognitys assure la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel en mettant en place une protection des données par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques, logiques et organisationelles.

Les filiales ou prestataires à qui Cognitys est susceptible de communiquer vos données à caractère personnel peuvent être domiciliés à l’étranger et notamment en dehors de l’Union Européenne. Les personnes concernées en sont précisément informées, et des mesures spécifiques sont prises pour encadrer ces transferts. En effet, Cognitys exigera alors qu’ils prennent, conformément à la règlementation en vigueur, toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, notamment par la mise en place de Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission Européenne.

Conservation des données

Cognitys conserve les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Cependant, Cognitys peut les conserver plus longtemps pour se conformer aux obligations légales et notamment aux délais de prescription applicables.

Afin de définir une durée de conservation des données adéquates, Cognitys utilise en particulier les critères suivants :

Les données relatives à votre abonnement sont conservées pour toute la durée de l’abonnement puis en conformité avec les délais de prescription applicables
Les données relatives à la gestion de la relation commerciale avec nos clients, prestataires et partenaires sont conservées pour toute la durée de la relation contractuelle puis en conformité avec les délais de prescription applicables
Lorsque vous avez consenti à recevoir de la prospection commerciale, Cognitys conserve vos données à caractère personnel jusqu’à ce que vous exprimiez votre souhait de ne plus recevoir de communications, sinon conformément à une durée définie par la législation applicable
Lorsque vos données sont collectées dans le cadre de requêtes/questions relatives aux services et applications informatiques, Cognitys conserve ces données pour la durée de 3 ans à compter du dernier contact
Les dossiers de candidats peuvent être conservés jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec lesdits candidats, sauf consentement de ces derniers pour une durée de conservation plus longue ; dans ce cas, les données sont archivées en conformité avec les délais de prescription applicables.

Droit des personnes concernées

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, tous les moyens nécessaires à garantir l’effectivité des droits des personnes sur leurs données personnelles sont mis en œuvre :

Une information claire et complète sur les traitements de données mis en œuvre
Un accès facilité aux données :toute personne dispose de droits sur les données la concernant, qu’elle peut exercer à tout moment et gratuitement.

Ainsi, les personnes peuvent accéder à toutes leurs données personnelles, et dans certains cas les faire rectifier (données inexactes, incomplètes), supprimer, ou demander à en limiter temporairement l’utilisation. Les personnes disposent également d’un droit à la portabilité s’agissant des données qu’elles ont personnellement fournies et dès lors que ces données ont été fournies sur la base du consentement explicite de la personne ou de l’exécution d’un contrat.

Ces demandes sont à adresser au Délégué à la Protection des Données (DPO) par courriel à l’adresse yann@cognitys.com ou encore par courrier postal à l’adresse suivante : COGNITYS – 40 Place du théâtre 59800 Lille, en joignant une copie d’un titre d’identité à votre demande.

Modification de la politique de protection des données personnelles

COGNITYS pourra mettre à jour cette Politique de Protection des Données à tout moment pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaire et tout changement dans l’organisation interne de COGNITYS, ou dans les offres et services proposés.